Tips zu Senkung der Informatik Kosten
è (Entwurf: ohne Anspruch auf Vollständigkeit, wird ergänzt / überarbeitet)
Im heutigen Geschäftsumfeld sind auch in KMU Betrieben vermehrt Informatik Umgebungen anzutreffen, die sich in ihrer Komplexität kaum von denjenigen einer Grossfirma unterscheiden. Auch die eingesetzten Produkte sind die gleichen.
Dabei haben die Kleinunternehmen aber den entscheidenden Nachteil der sehr viel schlechteren Skalierbarkeit (Economy of Scale). Es ist ein grosser Unterschied, ob man die Fixkosten einer Informatikumgebung z.B. für den Betrieb und Unterhalt von PCs und Netzwerkservern, Kommunikationsverbindungen etc. durch drei, 30 oder 10‘000 Benutzer dividieren kann !
Untersuchungen namhafter Institute die auch von den EDV Herstellern bestätigt werden zeigen, dass die reinen Hardware und Softwarekosten (Anschaffungskosten) nur ca. 20..30% der jährlichen Betriebskosten eines komplexeren Informatikumfeldes betragen. D.h. im Extremfall sind über 70% der Kosten für Betrieb, Wartung, Installationen, Updates, Benutzerunterstützung etc. aufzuwenden. Quintesenz: Der reine Hardware Anschaffungspreis hat den geringsten Anteil an Ihren Informatik Aufwendungen. Die Wahl der "falschen" Hardware bzw. Software hat aber einen sehr entscheidenden Einfluss auf die Installations- bzw. Unterhaltskosten. So kann manches Schnäppchen ein Mehrfaches seiner Erstehungskosten an Folgekosten verursachen. Ein ausgewiesener Fachmann kann Ihnen durch richtige Zusammenstellung von Einzelkomponenten und kompetente Beratung einiges an Geld sparen helfen.
Basierend auf unserer langjährigen Erfahrung im Management von grossen und kleinen Informatik Umgebungen wollen wir Ihnen mit den folgenden Hinweisen helfen Ihre Informatikkosten in den Griff zu bekommen.
Hardware / Software Wildwuchs
Mit der richtigen Auswahl Ihrer Hardware und Software schaffen Sie eine erste Grundlage um Ihre Informatikkosten in vernünftigem Rahmen zu halten.
Reine Hardwareausfälle sind heute das geringste Problem, es ist aber Realität, dass sowohl bei Systemsoftware (Firmware) als auch bei Betriebsystemen und Anwendungsprogrammen während ihres Lebenszyklus mehrere Programmupdates nötig werden können und die erste Grundinstallation (Integration) in bestehende Umgebung kostenmässig grössere Posten sind.
Planen Sie Ihre Investitions Schritte: Beschaffen Sie, wenn immer möglich mehrere 100%-ig identische Geräte und rüsten Sie diese mit exakt der gleichen Softwareausstattung aus. Hier wird zu oft von falschen Voraussetzungen ausgegangen und am falschen Ende gespart.
Beispiel: Wenn Sie über einen Zeitraum von 4 Jahren 4 PC Systeme ersetzen müssen können Sie dies tun, indem Sie (A) jedes Jahr ein neues System einkaufen oder (B) zuzuwarten und z.B. im zweiten Jahr (oder einem anderen für Sie günstigen Investitionszeitpunkt sämtliche Systeme auf einmal ersetzen.
Mit der Variante (A) haben Sie garantiert 4 total unterschiedliche Hardwareversionen und zusätzlich unterschiedlichen Softwareversionen im Haus. Grund: Es gibt kaum einen Hersteller, der Ihnen über einen Zeitraum von vier Jahren das gleiche System liefern kann. Für den Unterhalt bedeutet dies, dass vier grundsätzlich verschiedene Systeme technisch betreut werden müssen.
Mit der Variante (B) nutzen sie die "economy of scale" d.h. haben Sie ein Problem, muss dieses nur einmal gelöst werden (Störungssuche, Beschaffen und installieren, Konfiguration von Software und Updates etc.) Die weiteren drei Geräte sind ja identisch, weshalb nur noch ein geringer Replizierungsaufwand anfällt.
Wenn Sie dabei Produkte eines renommierten Herstellers einsetzen sind Sie zusätzlich auf der sicheren Seite, da Sie sichergehen können dass Ihr System eine grosse Verbreitungsbasis hat und bei Problemen Lösungen zur Verfügung stehen. Mit Variante (B) haben Sie zudem den Vorteil vier identische Arbeitsplätze zu haben und sind beim Ausfall eines einzelnen Systems flexibler und Ihre Mitarbeiter finden sich schneller zurecht. è Kosten gespart
Selber machen
Wir kennen genügend Beispiele, wo sich der Geschäftsführer oder eine andere im Betrieb verantwortliche Person stunden- bis tagelang mit dem Lösen von Informatikproblemen beschäftigen (diese Zeit kostet ja nichts ?) bevor ein Fachmann kontaktiert wird, der dann den ganzen Scherbenhaufen wieder zusammenflicken darf. Meist ist dann die Situation so, dass der Aufwand die Sache wieder ins Lot zu bringen um einiges grösser ist, als zuvor. Die Fehlersuche wird ausserdem extrem erschwert (und damit teurer !), wenn nach der Methode Try and Error an verschiedenen Geräten Systemeinstellungen verändert werden, so dass schlussendlich nicht mehr klar ist, ob die Hauptursache beim Gerät (A) oder (B) liegt. Zum ganzen eigenen Ärger kommt dann noch dazu, dass der Fachmann seinen Aufwand noch in Rechnung stellen möchte. Betriebswirtschaftlich gesehen ist es effizienter, wenn Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, Aufträge akquirieren bzw. sich um Ihre Kunden kümmern.
Vergleich: Wenn Sie Zahnschmerzen haben, bohren Sie sicher auch nicht selbst an Ihren Zähnen herum, sondern gehen zum Fachmann Ihres Vertrauens.
N.B. Gute Informatikfachleute kosten wie jeder andere Fachmann Geld. Dabei geht es nicht einmal so sehr um die Stundenansätze, sondern darum was Sie tatsächlich für Ihr Geld bekommen. Bedenken Sie auch, dass die Informatik Branche (zum Teil auch bedingt durch das Kundenkaufverhalten) eine sehr schnellebige und dazu komplexe Branche ist bei der was gestern noch neu war, heute schon veraltet ist ! Dies bedingt für die ganze Branche einen enormen Weiterbildungs- und Schulungsaufwand.
Offene Kommunikation
Wenn trotz allem etwas schiefgelaufen ist, kann sehr viel Zeit und damit Kosten gespart werden, wenn Sie Ihren Informatik Partner offen darüber informieren und nichts verschweigen, was Sie selbst oder Drittpersonen am System verändert haben. Es ist wie beim Arzt, je mehr Informationen Sie geben können um so einfacher wird es die richtige Diagnose zu stellen bzw. entsprechende Massnahmen einzuleiten.
Geschäfts PCs sind keine Test- oder Spielmaschinen
Glaubt man der Werbung und den entsprechenden Aufschriften auf den Verpackungen ist alles kinderleicht, problemlos und automatisch. Kompatibilitätsprobleme etc. existieren nicht. Lesen Sie aber die Installationsanleitungen der Softwareprodukte (wer tut das heute noch ?) im Detail durch, so finden Sie praktisch bei allen Herstellern einen Hinweis in der Form: "Wir haften weder für den Verlust Ihrer Daten..." Alles klar oder ?
Auf gut Deutsch heisst das: Jede Installation birgt gewisse Risiken. Was auf einem Heim PC problemlos funktioniert kann in einer Netzwerkumgebung ganz andere Auswirkungen haben.
Programminstallationen, auch wenn Sie das entsprechende Programm hinterher wieder deinstallieren hinterlassen Spuren auf Ihrem System. Empfehlung: Nehmen Sie keine unnötigen Programminstallationen von Demo CDs, Testprogrammen etc. vor.
Wir sind der Meinung, dass sich die Jugendlichen von heute intensiv mit dem PC befassen und ihre Experimentierfreude und Neugier befriedigen sollen. Nur ist der Geschäfts PC nicht unbedingt der richtige Platz dafür. Viele der im Internet verfügbaren Programme und Angebote sind oft aus unzuverlässigen Quellen und der Einfluss auf Ihr System ist unvorhersehbar. (Viren, Trojaner etc.)
Wenn Sie sich an diese Empfehlungen halten sparen Sie viel Geld bzw. können sich für das eingesparte Geld problemlos einen zusätzlichen, separaten PC für obige Anwendungen anschaffen.
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